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NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 inmersos en el Decreto único 1074 de 2015 Capítulos 25 y 26 y disposiciones complementarias; la entidad INDIGO ENTERPRISE S.A.S se obliga a generar políticas internas de tratamiento de datos personales abarcando los siguientes aspectos: Lo anterior planteando un esquema de trasparencia y protección de los datos personales.
OBJETIVO
Esta política proporciona parámetros generales para el manejo adecuando del tratamiento de datos personales cumpliendo con los requerimientos legales y de obligatorio complimiento para la empresa INDIGO ENTERPRISE S.A.S
DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política de modo correcto y basados en la normatividad vigente, serán aplicadas las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transparencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Protección de Datos: Es el funcionario dentro de la entidad INDIGO ENTRERPRISE SAS, que tiene como función vigilar, controlar y monitorear la aplicación de la presente política y reportar cualquier incidente o vulneración a los datos personales
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS
INDIGO ENTERPRISE .S.A.S aplicara de manera íntegra los siguientes principios que son lineamientos por seguir para la recolección, tratamiento, uso, almacenamiento, circulación, supresión y disposición final de datos personales:
Legalidad en Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos personales reglamentados y sujetos a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones.
Finalidad: Obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
TRATAMIENTO CLASIFICACIÓN DE BASE DE DATOS
INDIGO ENTERPRISE SAS clasificó sus bases de datos de la siguiente manera.
Base de Datos de Trabajadores: Base de Datos manuales y automatizada que contienen datos de las personas naturales vinculadas directamente a INDIGO ENTERPRISE, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora información privada, pública, datos sensibles y menores. El tratamiento de estos datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral, requerirán de autorización previa del titular o representante legal de nuestra entidad.
Base de Datos de Contratistas y Proveedores: Base de datos manuales y automatizada que contienen datos de personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual o comercial con INDIGO ENTERPRISE SAS, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora información privada, pública, datos sensibles y menores. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o comercial requiere de autorización del Titular.
Base de Datos de Clientes: Base de datos manuales y automatizada que contienen datos de personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual o comercial con INDIGO ENTERPRISE SAS, cumpliendo con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se incorpora información privada, pública, datos sensibles y menores. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o comercial requiere de autorización del titular.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
INDIGO ENTERPRISE SAS como responsable del Tratamiento de datos, adopta procedimientos para solicitar al titular autorización con consentimiento libre para el tratamiento de su información personal e informarle qué datos serán recolectados y la finalidad del tratamiento.
Este procedimiento se hará; por escrito, verbalmente, electrónico; exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, como lo son: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza públicas, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el registro civil de las personas.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La autorización para el tratamiento de datos personales permite a INDIGO ENTERPRISE S.A.S recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, actualizar y trasmitir con el fin de permitir un adecuado desarrollo de su objeto social y guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente contables, societarios y laborales.
Con la información recolectada INDIGO ENTERPRISE S.A.S podrá realizar actividades, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, prevención de fraude, enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral, soportar procesos de auditoría interna o externa; registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos), suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de INDIGO ENTERPRISE S.A.S ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
DERECHO DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de cuyos datos sean objeto de tratamiento de INDIGO ENTERPRISE S.A.S y que de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, podrán:
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS
INDIGO ENTERPRISE actuando en calidad de responsable en el tratamiento de datos personales deberán:
ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Y SU IMPLEMENTACIÓN.
El Departamento de Recursos Humanos de INDIGO ENTERPRISE SAS, tiene a cargo la responsabilidad de implementar, capacitar y monitorear la presente política de tratamiento de datos. Por tanto, todos los funcionarios de esta compañía, se obligan a reportar sus bases de datos al área de manera inmediata.
A continuación, se relaciona identificación del responsable en el tratamiento de datos, en cabeza del gerente o representante legal de la compañía.
RAZON SOCIAL: INDIGO ENTERPRISE S.A.S
NIT: 901147258-3
DIRECCION: CR 19 SUR 68 H 25 Bogotá, D.C. Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: comunicaciones@indigoagencia.com
PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD, RESPUESTA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTA DE DATOS PERSONALES.
Los titulares de datos personales tratados por INDIGO ENTERPRISE SAS, tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles de dicho tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos. La vía que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos, es mediante envió de un correo electrónico a la dirección comunicaciones@indigoagencia.com O envió físico de una comunicación escrita a la dirección: CR 19 SUR 68 H 25 Bogotá, D.C. Colombia
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos y quejas: Los titulares de los datos personales realizarán su reclamo o queja por escrito o por correo electrónico conforme a la información comprendida en este documento, y deberán contener, la siguiente información:
Con la información anterior INDIGO ENTERPRISE S.A.S revisará sí el reclamo está completo o incompleto; de estar incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (2) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsanar las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado ah quién corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea solucionado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento.
VIGENCIA
La presente política de tratamiento de datos de la empresa INDIGO ENTREPRISE S.A.S está vigente a partir del 20 de enero de 2018.
INDIGO ENTRERPRISE S.A.S podrá efectuar modificaciones a la política de tratamiento de datos basados en los esfuerzos para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas que complementen, deroguen o modifiquen el contenido de este documento.
Por lo anterior cualquier modificación será comunicada y publicada a través de nuestro correo electrónico y en las instalaciones de INDIGO ENTERPRISE SAS.
INDIGO ENTERPRISE SAS., empresa constituida con NIT 901147258-3 y domicilio en Bogotá D.C., Colombia, como responsable del tratamiento de los datos personales, informa a todos sus grupos de interés que cuenta con una política de tratamiento de la información de datos personales.
El presente Aviso de Privacidad (el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales INDIGO ENTERPRISE SAS. Con domicilio en la Calle ..86… Bogotá, realizará el tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos. La información y datos personales suministrados a INDIGO ENTERPRISE SAS. Podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos o transferidos total o parcialmente a las diferentes áreas de INDIGO ENTERPRISE SAS.,
Así como a contratistas, accionistas y asociados de INDIGO ENTERPRISE SAS. cuando ello se requiera con fines comerciales, financieros, administrativos y operativos, incluyendo datos sensibles, de acuerdo con los términos y condiciones del manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales de INDGO ENTERPRISE S.A.S según sean aplicables, principalmente para hacer posible el desarrollo de la operación, incluyendo pero sin limitarse a registros contables que sean requeridos, reportes a autoridades de control y vigilancia y demás usos para los fines mencionados. Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a: